Lorsque vous partez en voyage d’affaires en Allemagne, il est important de connaître un peu l’étiquette commerciale allemande car elle est très importante. L’Allemagne, en tant que nation, exige la plupart du temps beaucoup de respect, ce qui signifie que l’on attend d’elle qu’elle maintienne des normes élevées. Tout mauvais comportement pourrait sérieusement nuire aux futures relations d’affaires. Les Allemands n’aiment pas les surprises, donc tout changement soudain dans les transactions commerciales, même s’il semble utile, est malvenu. Les affaires et l’étiquette des affaires sont prises au sérieux en Allemagne. Les Allemands n’aiment pas l’humour dans le contexte des affaires et leurs homologues commerciaux n’attendent pas de compliments.
Comment organiser votre voyage d’affaires en Allemagne ?
Suivez les conseils ci-dessous pour tirer le meilleur parti de votre voyage d’affaires en Allemagne :
- tous les préparatifs de voyage doivent être faits bien à l’avance ;
- choisissez un hébergement qui soit à la fois pratique et adapté à votre budget ;
- élaborez un itinéraire adapté ;
- n’oubliez pas d’emporter vos documents de voyage, vos appareils électroniques et tous les accessoires dont vous avez besoin ;
- préparez la réunion d’affaires bien à l’avance, mais assurez-vous que ce que vous voulez présenter est encore frais dans votre mémoire.
- Lorsque vous arrivez à votre destination allemande, vous devez être à la fois détendu et préparé ; vous serez alors bien équipé pour vous concentrer sur l’objectif de la réunion d’affaires. Si vous êtes bien préparé, vous aurez plus de chances de rester concentré tout au long de la réunion d’affaires.
Les moindres détails de l’organisation de votre voyage d’affaires en Allemagne
Lorsque vous planifiez votre premier voyage d’affaires en Allemagne, vous devez toujours vous familiariser avec la politique de voyage de votre entreprise, qui inclut l’hébergement pour les voyages d’affaires. Vos arrangements de voyage doivent vous permettre d’aller de porte à porte. Considérez des détails tels que le temps qu’il vous faudra pour vous rendre de l’aéroport à votre hôtel d’affaires. Veillez à ne pas réserver un hôtel qui dépasse le budget de votre entreprise, mais assurez-vous qu’il n’est pas trop éloigné du lieu de la réunion d’affaires. Vous aurez probablement besoin d’une variété de services dans votre hôtel pour soutenir votre préparation à la réunion d’affaires. Il peut s’agir de nombreuses prises de courant pour vos appareils électroniques, d’un service d’étage 24 heures sur 24, dont vous aurez peut-être besoin si vous travaillez à une heure tardive, et d’une connexion Wi-Fi pour rester connecté 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Vos documents professionnels devront également être correctement rédigés dans votre langue cible. Pour ce faire, l’expertise d’un traducteur français allemand peut être demandée.
Composez votre itinéraire
Assurez-vous d’avoir un itinéraire quotidien prêt à suivre afin de ne pas manquer votre vol ou votre réunion d’affaires. Assister à une réunion d’affaires en Allemagne n’est pas seulement une question de travail, mais vous avez également besoin de temps pour vous détendre.
Faites des recherches sur votre destination
Comme il s’agit de votre premier voyage d’affaires en Allemagne, vous ne connaissez probablement pas du tout votre destination et vous aurez donc besoin d’un planificateur de voyage d’affaires. C’est une bonne idée de faire des recherches sur le lieu pour voir s’il y a quelque chose que vous aimeriez faire lorsque vous avez un peu de temps libre entre deux réunions. Vous envisagez peut-être d’emmener un client potentiel au restaurant. Vous devrez donc vous familiariser avec l’étiquette du pourboire en Allemagne. De même, si vous n’avez aucune connaissance de la langue allemande, vous gagnerez en crédibilité si vous apprenez quelques phrases de base, comme « merci » en allemand, qui peuvent faire toute la différence lorsque vous essayez de faire une bonne première impression.
Préparation des documents de voyage
La plupart des pays, y compris l’Allemagne, exigent que les voyageurs aient une autorisation de voyage pour entrer en Allemagne afin d’assister à une réunion d’affaires. Vous aurez également besoin d’un passeport valide, de billets d’avion et parfois d’un visa. Les frais de visa d’affaires sont de 80 euros pour chaque demandeur. Le traitement d’une demande de visa d’affaires peut prendre entre 10 et 15 jours. Vous devez donc soumettre votre demande bien avant la date de votre voyage. Un visa d’affaires allemand est appelé un visa Schengen de court séjour, qui permet à son titulaire d’entrer en Allemagne et d’y rester jusqu’à 90 jours sur une période de 6 mois. Il est généralement délivré aux personnes qui entrent en Allemagne pour participer à des affaires, assister à des réunions d’affaires et signer des contrats, etc.
Préparation de votre réunion d’affaires en Allemagne
Notez ce que vous espérez obtenir de la réunion d’affaires. Vous espérez peut-être simplement obtenir de nouveaux contacts ou jauger la possibilité de gagner de nouveaux clients. Assurez-vous d’en savoir le plus possible sur les personnes que vous vous attendez à rencontrer. Vous devrez également adopter un code vestimentaire approprié pour la réunion d’affaires. Si le lieu de la réunion d’affaires est un site industriel, vous devrez porter des chaussures robustes.
S’il est prévu que vous fassiez une présentation, vous devrez peut-être demander un équipement électronique spécialisé. Il suffit d’envoyer un e-mail à la bonne personne à l’avance pour vérifier si le bon équipement peut être mis à disposition. Vous ne voulez pas faire mauvaise impression lors de votre première réunion d’affaires allemande en étant désorganisé. Cela ne vous permettra pas d’obtenir plus de contrats commerciaux.
Tant que vous vous préparez, effectuez quelques recherches détaillées avant votre réunion d’affaires, vous pouvez être sûr d’optimiser votre voyage d’affaires allemand, qui sera à la fois productif et agréable.
